Factuuraanvraag ontvangen op bol.com: wat moet je doen (en hoe voorkom je het voortaan)?

Je bent net lekker aan het verkopen op bol.com, en dan verschijnt er ineens een factuuraanvraag in je verkoopaccount. Wat betekent dit precies? Moet je nu zelf een factuur maken? En waar stuur je die naartoe?

Als beginnende bol.com verkoper kan dit een beetje overweldigend voelen. Maar geen zorgen: het is goed op te lossen, en met de juiste aanpak krijg je deze aanvragen voortaan zelfs helemaal niet meer.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat een factuuraanvraag is, wat je er nu mee doet, en - nog belangrijker - hoe je het proces volledig automatiseert zodat je er nooit meer naar om hoeft te kijken.

Wat is een factuuraanvraag op bol.com?

Wanneer een zakelijke koper iets bij jou bestelt via bol.com, heeft die koper recht op een btw-factuur. Dat is wettelijk verplicht: bedrijven moeten hun inkopen kunnen verantwoorden voor de Belastingdienst, en daarvoor hebben ze een officiële factuur met btw-specificatie nodig.

Bol.com zelf verstuurt géén facturen namens jou. Jij bent de verkopende partij, dus jij bent verantwoordelijk voor het uitreiken van een correcte factuur.

Zo'n verzoek van een zakelijke koper (of soms ook van particuliere kopers) heet een factuuraanvraag (ook wel: factuurverzoek of btw-factuurverzoek). Sinds april 2023 vind je deze aanvragen niet meer terug als losse klantvraag in je inbox, maar staan ze netjes gegroepeerd onder het menu Bestellingen in je bol.com verkoopaccount.

Waar vind ik mijn factuuraanvragen op bol.com?

Volg deze stappen:

1. Log in op je bol.com verkopers account (bol.com/sdd)

2. Ga naar Bestellingen in het linkermenu

3. Kies het tabblad Factuuraanvragen

4. Je ziet per bestelling de aanvraagdatum, het bestelnummer en de gevraagde factuurgegevens van de koper

Staat er een aanvraag? Dan verwacht de koper een factuur van jou een factuur. Zodra je de factuur uploadt, krijgt de koper een e-mail en kan hij of zij de factuur downloaden in zijn of haar bol.com account.

Wat moet er op een btw-factuur voor bol.com staan?

Een geldige btw-factuur voor zakelijke kopers moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Dat betekent dat de volgende informatie verplicht aanwezig is:

• Je eigen bedrijfsnaam en adres

• Je KVK-nummer en btw-nummer

• Een uniek factuurnummer (oplopend en aaneengesloten)

• De factuurdatum

• De naam en adresgegevens van de koper (zoals doorgegeven via de bestelling bij bol)

• Een duidelijke omschrijving van het product

• Het bedrag exclusief btw, het btw-percentage, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw

Klopt één van deze onderdelen niet, of ontbreekt iets? Dan is de factuur ongeldig voor de Belastingdienst - en dus ook voor de koper.

Hoe beantwoord ik een factuuraanvraag? (de handmatige methode)

Als je het handmatig wilt doen, ziet het proces er zo uit:

1. Open de aanvraag in je bol.com verkoopaccount en noteer de factuurgegevens van de koper

2. Maak een factuur aan via je boekhoudsoftware (bijv. Exact, Moneybird, e-Boekhouden) of een ander factuurprogramma

3. Sla de factuur op als PDF

4. Upload de factuur bij de betreffende factuuraanvraag

5. De koper ontvangt automatisch een notificatie van bol.com dat de factuur klaarstaat

Klinkt overzichtelijk, maar als je tientallen bestellingen per dag hebt wordt dit al snel een tijdrovend klusje. Zeker als je het handmatig per bestelling doet.

De slimme aanpak: pro-actief facturen uploaden (en nooit meer een aanvraag ontvangen)

Sinds 2023 biedt bol.com de mogelijkheid om pro-actief facturen te uploaden via een technische koppeling (de bol.com API). Dat betekent: bij iedere bestelling wordt er automatisch een factuur aangemaakt en geüpload - nog voordat de zakelijke koper er ook maar om heeft gevraagd.

Het resultaat? Geen factuuraanvragen meer. De koper vindt de factuur al klaarstaan zodra ze ernaar zoeken.

Dit klinkt ideaal, maar het opzetten van zo'n koppeling vereist technische kennis of een ontwikkelaar. Én je moet de facturen zelf nog opmaken. Dat is precies het probleem dat Sellerly oplost.

Hoe werkt facturatie automatiseren met Sellerly?

Met Sellerly koppel je eenmalig je bol.com verkoopaccount. Daarna regelt Sellerly het volgende automatisch:

• Factuur aanmaken - voor elke bestelling, in jouw eigen huisstijl, volledig conform de eisen van bol.com én de Belastingdienst

• Uploaden naar bol.com - de factuur staat klaar in je verkoopaccount voordat een koper er om vraagt

• E-mail naar de koper - de factuur kan ook direct per e-mail verzonden aan de koper na aflevering

• Review-uitnodiging meesturen - in dezelfde e-mail mag je vragen om een review, volledig binnen de regels van bol.com

Je hoeft verder niets te doen. Geen handmatige facturen meer, geen openstaande aanvragen, en als bijkomend voordeel: meer reviews op autopiloot.

Factuuraanvraag vs. pro-actief uploaden: wat is het verschil?

Veelgestelde vragen over factuuraanvragen op bol.com

Moet ik als bol.com verkoper altijd een factuur sturen? Niet altijd, maar wel als een zakelijke koper erom vraagt. Zakelijke kopers hebben recht op het ontvangen van een factuur, dat is wettelijk geregeld. Daarnaast zijn er vaak ook particuliere kopers die om welke reden dan ook een factuur willen ontvangen.

Hoe snel moet ik reageren op een factuuraanvraag op bol.com? Bol.com heeft hier geen strikte deadline voor gepubliceerd. Als je niet reageert op factuuraanvragen heb je echter de kans op meer klantvragen, waar bol wél een maximum voor heeft. Reageer daarom bij voorkeur binnen één werkdag.

Mag bol.com facturen voor mij maken? Nee. Bol.com faciliteert het facturatieproces (via het Partner Platform en de API), maar jij als verkoper bent verantwoordelijk voor het opmaken en uploaden van de factuur.

Hoe voorkom ik dat ik nog factuuraanvragen ontvang? Door pro-actief facturen te uploaden via de bol.com API voordat een koper erom vraagt. Tools zoals Sellerly doen dit volledig automatisch voor je.

Kan ik via de factuurmail ook om een review vragen? Ja, en dit is de enige toegestane manier om per e-mail reviews te vragen. Bol.com staat toe dat je om een review vraagt, mits er een factuur bij de email is gevoegd. Sellerly combineert beide automatisch.

Wat nu?

Ontvang je nog steeds handmatig factuuraanvragen, of wil je dit proces één keer goed inrichten zodat je er nooit meer naar om hoeft te kijken?

Probeer Sellerly 14 dagen gratis en laat facturen automatisch aanmaken, uploaden én versturen — inclusief een review-uitnodiging. Geen betaalgegevens nodig, stopt vanzelf.